5 questions autour du Digital Achats, par Vlad Craciunescu, Contrôleur de gestions des Achats Indirects chez Zalando

28 août 2020

5 questions autour du Digital Achats, par Vlad Craciunescu, Contrôleur de gestions des Achats Indirects chez Zalando

Vlad est Contrôleur de Gestion des Achats Indirects, et également l’administrateur de la Solution Per Angusta chez Zalando. Dans cet article consacré au Digital Achats, Vlad nous fait part de ses réflexions sur la digitalisation achats et de quelques conseils pour maximiser l’adoption par les utilisateurs.

Selon vous, quels sont les principaux défis auxquels sont confrontés les Achats en matière de Digitalisation ?

Pour moi, le processus de transformation digitale des achats nécessite la combinaison de 4 aspects majeurs :

1 – Adopter le bon état d’esprit

La transformation digitale signifie, avant tout, être prêt à changer. Accepter une nouvelle façon de penser et de travailler. Comprendre que la digitalisation n’est pas une action « isolée », mais que le travail avec d’autres équipes au sein de l’organisation est une exigence essentielle.

2 – Affecter des ressources qualifiées

L’un des facteurs clés de succès est l’accès à des ressources qualifiées, qui comprennent à la fois les Achats et l’intérêt de la digitalisation. Ces personnes sont essentielles pour guider les organisations dans le paysage très diversifié des solutions existantes.

3 – Rien ne se fait sans « Sponsor »

La transformation digitale ne se fait pas du jour au lendemain. Il est essentiel d’obtenir l’adhésion et le soutien de la direction pour faire avancer les choses et favoriser le changement.

4 – Être centré bénéfice client

La digitalisation n’est pas un objectif en soi, mais un moyen de changer la façon de travailler pour rendre les choses plus simples et plus faciles pour nos clients (en interne ou en externe).

Pouvez-vous nous parler du parcours de Zalando dans sa transformation digitale ?

La transformation digitale des Achats est un processus continu. Elle a commencé en 2016 avec l’introduction d’une solution P2P, suivie par la gestion des contrats, puis par la production de rapports et d’analyses.

Entre-temps, nous avons introduit plusieurs solutions centrées sur l’utilisateur pour remplacer les activités manuelles, telles que le suivi et le rapport des économies par Per Angusta, l’analyse des données et la création de tableaux de bord, l’exploration des processus, la signature des contrats, les approbations à distance, etc.
Tout va très vite, le marché évolue rapidement, nous sommes donc constamment à la recherche de nouvelles opportunités.

Dans le domaine des achats indirects, notre équipe, en liaison avec d’autres équipes au sein des Achats et de la Finance, a la charge d’identifier les bons processus, la bonne technologie, d’assurer la mise en œuvre des outils et la conduite du changement associée. Notre objectif est d’améliorer la vie des clients internes clés : la communauté des acheteurs, composée de 40 personnes, mais également les parties prenantes de l’entreprise et la direction générale.

La transformation digitale des Achats de Zalando a plusieurs objectifs.

Il s’agit en priorité d’avoir un processus de prise de décision structuré et basé sur des données nous permettant d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs à court et plus long terme. Nous cherchons à atteindre cet objectif en 4 étapes :

  • Créer une transparence totale sur nos données et nos processus
  • Relier les points et générer des informations clés pour l’entreprise
  • Agir dans les domaines offrant le plus de valeur ajoutée
  • Permettre aux utilisateurs de se concentrer sur leurs activités principales plutôt que sur des tâches administratives

Quelles sont vos responsabilités en tant que contrôleur de gestion des Achats indirects ?

Mon rôle actuel diffère beaucoup du poste classique de contrôleur de gestion achats. Mes principales responsabilités peuvent être définies en trois catégories :

La gouvernance : Définition et alignement de notre politique Achats, soutien à la définition et au suivi de nos objectifs annuels, approbation des gains et direction des initiatives liées à la conformité, à l’audit et aux risques

Rapports : Créer un cadre pour la définition et la validation des économies, fournir un soutien ad hoc aux négociations et aux stratégies relatives aux produits de base

Analytique : Mise en place des solutions et nouveaux outils, pour plus d’automatisation, de libre-service. Il s’agit évidemment de fournir le soutien et les informations nécessaires aux projets, pour gagner en efficacité

Comment garantissez-vous l’adoption par les utilisateurs de vos solutions digitales Achats – et notamment de Per Angusta ?

Avoir une bonne communication c’est la clé. Comme pour la plupart des solutions digitales, l’objectif est de remplacer un processus existant, familier et établi, par quelque chose de nouveau, d’inconnu, mais de plus efficace et automatisé. Il est essentiel de bien appréhender les anciens processus, de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne marche pas, de tenir les parties prenantes constamment informées et évidemment de leur montrer les bénéfices de la nouvelle solution.

Je recommande l’identification de 2 à 3 utilisateurs clés au sein de l’équipe, qui sont plus ouverts et ont une bonne compréhension de la solution et de ses avantages, afin qu’ils puissent mieux assurer la liaison entre les deux parties.

C’est également l’approche que nous avons adoptée lors de la mise en œuvre de Per Angusta. Nous recherchions une solution afin de remplacer nos reporting projets et d’économies réalisés sur des fichiers Excel. Il nous fallait quelque chose de plus robuste, de plus automatisé, de plus convivial et plus fonctionnel que notre solution actuelle. Nous avons impliqué plusieurs parties prenantes de différentes équipes dans le processus de sélection, pour la configuration de Per Angusta et le support après son déploiement.

La facilité et la rapidité avec laquelle Per Angusta a pu comprendre nos besoins, les mettre en œuvre et nous fournir une assistance après le déploiement ont accéléré le processus d’adoption de manière significative. raconte Vlad

Cela a permis aux utilisateurs finaux de reconnaître facilement l’intérêt de changer d’outil, et de maintenir la courbe d’apprentissage. Nous avions également un chef de projet dédié en liaison avec l’équipe Per Angusta pour organiser des sessions de formation virtuelle pour les acheteurs, définir un manuel d’utilisation de l’outil, et pour résoudre tout éventuel problème.

À l’heure actuelle, la solution est utilisée par plus de 40 acheteurs, des centaines d’initiatives de sourcing sont enregistrées en temps réel et grâce à l’accès aux tableaux de bord personnalisés, nous sommes désormais en capacité de fournir des mises à jour de gestion à la demande.

Auriez-vous des conseils ou des bonnes pratiques à partager avec vos pairs ?

Un conseil que je peux donner à tout le monde est de ne pas repousser sans cesse le projet de transformation digitale. La crise à laquelle le monde est confronté prouve à quel point les entreprises qui n’étaient pas préparées ont actuellement du mal à mettre en place des processus tels que le télétravail, le contrôle des dépenses, la génération d’économies, etc. Cette transformation digitale n’a pas de fin, et à voir comme la technologie évolue, nous allons constamment introduire de nouvelles solutions. Fixez-vous un point de départ et allez-y! Déployez 80% de ces solutions, faites-les connaître à vos clients, obtenez un retour d’expérience, améliorez si nécessaire et passez à l’étape suivante.