Chaque année, à partir du mois d’octobre et jusqu’à la mi-décembre, les équipes Achats se plongent dans l’élaboration du budget annuel et la définition des projets de l’année à venir. Si cet exercice est indispensable pour bien préparer sa feuille de route, il reste assez complexe pour la plupart des équipes achats !
L’un des pré-requis pour bâtir son budget de manière optimale est d’intégrer à la fois les dimensions liées à la stratégie globale de l’entreprise, les objectifs de développement des équipes ainsi que les objectifs de performance financière et extra-financière. Comme les dernières années et les conditions actuelles nous le rappellent, les responsables Achats doivent également tenir compte des incertitudes économiques, des imprévus impactant la Supply Chain, cela sans compter sur les problématiques de mains d’œuvre (ou de gestion des talents) venant perturber leur planification.
A travers ses interactions régulières avec nos clients, Marie-Gersande Cormoreche, l’une de nos formidables Customer Success Manager, a pu recueillir quelques retours d’expériences et conseils clés relatifs à cet exercice budgétaire.
Sur la base de son analyse, voici cinq bonnes pratiques à prendre en compte pour mener à bien l’élaboration de son budget – et comment un outil de pilotage de la Performance des Achats (PPM) contribue à simplifier et centraliser votre exercice budgétaire.
1. Evitez le piège du fichier Excel
Lorsque vous lancez la préparation du budget, Excel est souvent le support que les acheteurs seront tentés d’utiliser (surtout lorsque c’est la qu’ils stockent les données historiques ou de suivi des projets). Pourtant, le fichier Excel est loin d’être l’outil le plus efficace : perte / corruption des données / versions multiples du mêmes fichier / difficulté de compiler toutes les données des différentes régions … sont autant de difficultés que nous avons tous expérimentés au moins une fois sur Excel. Qui ne s’est jamais retrouvé avec plusieurs versions du même fichier modifier 10 fois et rendant impossible le reporting propre.
Résultat : tout le monde perd du temps et le processus devient inefficace.
C’est là qu’un outil de Pilotage de la Performance Achats peut faire la différence en vous permettant une centralisation et normalisation de la donnée saisie par vos acheteurs.
Les équipes Achats s’appuyant sur une solution de PPM disposent d’une plateforme standardisée, centrale et sécurisée – construite spécifiquement pour les Achats – où chacun peut saisir les informations pour les projets de l’année suivante aussi facilement que dans un fichier Excel.
Tout y est centralisé, et l’on peut aussi bien avoir la vision globale de l’ensemble des projets, ou accéder en un clic au détail d’un projet particulier.
Bénéfices :
✓ Fiabilité des données
✓ Transparence
✓ Centralisation
✓ Gain de temps l’élaboration du budget global
2. Capitalisez sur les actions des années précédentes
Combien d’acheteurs, chaque année, recommencent leur exercice budgétaire à partir de zéro même lorsqu’il s’agit d’un projet qui a pourtant un historique. Sans parler des efforts déployés pour dénicher les informations et les multiples allers-retours entre plusieurs documents, contrats et applications pour intégrer les informations dont vous avez besoin pour constituer votre budget. On est bien loin d’une donnée exhaustive et fiable.
L’analyse des contrats existants est un excellent point de départ à l’élaboration du budget, vous pouvez identifier les contrats arrivant à échéance et partir de ces élements pour construire le budget. Si vous suivez vos projets achats, vous pouvez également identifier les dépenses récurrentes des années précédentes pour nourrir votre budget de l’année suivante. Une bonne solution PPM disposant d’un module contrats permet aux utilisateurs d’accéder à toutes ces informations en seulement quelques clics, au sein d’une même plateforme, et de pouvoir créer de nouveaux projets à partir des contrats existants.
Bénéfices :
✓ Des plans plus robustes
✓ Amélioration de la fixation des objectifs
✓ Meilleure exploitation de vos données historiques
✓ Gain de temps
3. Une fois le budget validé, rendez le visible de tous !
Une fois que vous avez élaborez votre budget à la fois global et détaillé au niveau de chaque actions achats, le défit est de le communiquer de façon claire aux différentes équipes impliquées. En effet, il arrive parfois que les objectifs ne soient pas toujours clairement communiqués ou bien compris par les équipes Achats devant travailler à leur réalisation, de même que par l’équipe de management devant en mesurer les résultats. En outre, il est crucial que ces objectifs soient cohérents dans la manière dont ils sont évalués et reliés aux objectifs globaux de l’année.
Nos clients soulignent l’interêt de pouvoir verrouiller les objectifs en un clic dans Per Angusta. Une fois les objectifs figés, il est donc essentiel de les rendre clairement visibles dans des tableaux bords. Idéalement ces tableaux de bords doivent pour être filtrés pour visualiser la part des objectifs impactant chaque entités ou équipes achats, mais également partageable avec les autres département notamment avec la finance. Au fur et à mesure que vous suivez les progrès réalisés, il est possible de voir dans quelle mesure les prévisions correspondent à ces objectifs, puis quels ont été les résultats à l’issue de chaque projet réalisé.
Bénéfices :
✓ Objectifs clairement identifiés par toutes les parties prenantes
✓ Mesure de l’atterrissage par rapport aux objectifs fixés
✓ Communication facilité avec la finance
4. Un bon budget se construit au fur et à mesure de l’année
Aucun exercice budgétaire ne peut prétendre coller à 100 % à la réalité. Elaborer son budget implique d’en avoir conscience et d’accepter la part d’imprévue inhérente à chaque feuille de route Achat.
Nombreuses sont les équipes achats exposées à des situations nouvelles ou qui doivent appréhender des changements plus ou moins impactant par rapport aux prévisions établies au moment du plan budgétaire. C’est pourquoi un outil PPM doit vous aider à suivre des objectifs ajustés au fur et à mesure de l’année.
Il est également crucial de maintenir un pipeline d’opportunités achats solide avec des opportunités de projets qualifiés, qui offre une source de valeur additionnelle à exploiter au fur et à mesure de l’année, particulièrement utile lorsque vous êtes en risque par rapport à l’atteinte des objectifs fixés. En utilisant un outil tel que Per Angusta, vous pouvez non seulement centraliser vos opportunités, mais avez également la possibilité d’en ajouter de nouvelles, de les analyser et de les prioriser – tout cela de manière collaborative. Une fois la décision actée sur leur mise œuvre et les ressources allouées, ces opportunités pourront par la suite être intégrées de manière automatique dans le pipeline de projets.
Bénéfices :
✓ Réduction des risques dans l’atteinte des objectifs
✓ Meilleure flexibilité et capacité à réagir rapidement aux changements
5. Ne travaillez pas en silo, impliquez vos parties prenantes
Lorsque arrive le moment de l’élaboration du budget de l’année à venir, une erreur à éviter serait de ne pas suffisamment intégrer les retours des clients internes, en particulier en ce qui concerne les éléments liés à la définition des priorités et des objectifs.
La question reste de savoir comment intégrer et faciliter au mieux cette collaboration et cette transparence avec ses stakeholders au bon moment, au bon format et avec le bon niveau de détail.
Intégrer vos plans budgétaires dans une solution PPM telle que Per Angusta, vous offre la possibilité d’inviter facilement vos clients internes à interagir, examiner vos projets planifiés et ajuster vos objectifs en temps réels.
Le petit plus qui permet de faire gagner du temps à tous c’est la possibilité de donner uniquement accès aux informations les plus pertinentes à vos clients internes, rendant la collecte des commentaires directement dans l’outil plus efficace. Si vous souhaitez aller plus loin dans la collaboration, il est possible d’attribuer un accès dédié à vos stakeholders pour qu’ils puissent ajouter de nouvelles idées directement dans l’application, qui pourront être évaluées et rediscuter ensemble ultérieurement.
Avantages :
✓ Renforcer l’alignement et la coopération avec ses clients internes
✓ Amélioration des résultats
En synthèse
Dans un climat inflationniste et économique de plus en plus instable et à mesure que nos chaînes d’approvisionnement mondiales deviennent plus complexes, élaborer son exercice budgétaire annuel et la feuille de route Achats deviennent de plus en plus compliqué. Tout cela sans compter le fait que les directions Achats sont soumises à une pression accrue pour faire plus avec moins. Les solutions de PPM telles que Per Angusta peuvent considérablement alléger cette charge de travail tout en favorisant un meilleur plan global et de meilleurs objectifs, permettant une plus grande adhésion de toute l’entreprise.
Vous êtes en plein exercice de planification budgétaire ? Notre équipe peut vous faire une démo de 30 minutes pour vous présenter comment nous abordons chacun des éléments partagés dans cet article (et bien plus encore).
Si vous êtes déjà client de Per Angusta, contactez notre équipe Customer Success qui se fera un plaisir de vous expliquer comment exploiter aux mieux toutes ces fonctionnalités pour la réalisation de votre budget.
