Les Achats sont un rouage essentiel du développement des entreprises. La gestion du processus Achats requiert de nombreux efforts, des investissements et évidemment les bons acteurs pour mener efficacement cette mission. On constate que les entreprises qui ont une approche claire en matière de Pilotage de Performance Achats (PPM – Procurement Performance Management) et les bons outils associés, peuvent à la fois simplifier leurs processus et accéder à d’importants gisements d’économies.
Toutefois, lorsque les entreprises utilisent la réduction des coûts comme unique facteur pour guider leur stratégie achats, elles se retrouvent, le plus souvent, avec des outils rigides et un manque d’adoption de la part des utilisateurs.
Piloter la Performance Achats permet d’identifier les priorités et d’allouer les bonnes ressources en fonction de vos différents projets. Cela favorise une meilleure collaboration entre l’équipe Achats et les autres acteurs de l’entreprise, élément essentiel pour garantir un succès à long terme.
Vous vous demandez peut-être : « Qu’est-ce que le Pilotage de la Performance Achats (PPM) ? » Le PPM est un processus continu de suivi et de mesure de l’efficacité des dépenses et des équipes Achats, qui a pour principal objectif d’accroître la visibilité et la valeur des Achats au sein d’une organisation. En s’engageant dans une démarche PPM, les organisations peuvent générer davantage d’économies et gérer plus efficacement leur pipeline et la gestion de leurs équipes.
Dans un contexte où la digitalisation transforme les organisations et réinvente notre façon de travailler, la mission des équipes Achats et les outils utilisés ont également fortement évolué. La transformation digitale permet de combler plus facilement ce besoin de collaboration et contribue à rendre les actions des acheteurs visibles par les différentes parties prenantes de l’entreprise.
Vous êtes convaincu ? Alors par où commencer ? La réduction des coûts est malheureusement trop souvent l’élément unique pris en compte pour mesurer la contribution des équipes Achats. Et pourtant, il arrive un moment où il est difficile d’agir significativement sur l’impact coûts. C’est pourquoi les équipes Achats doivent affirmer leur valeur en s’appuyant sur d’autres leviers. Il est essentiel que la fonction Achats puisse à la fois suivre la Performance et mesurer les résultats d’ordre financier et non financier.
Voici six étapes essentielles pour piloter efficacement la performance de votre organisation Achats.
1. Identifiez les opportunités
Le pilotage de la Performance Achats consiste à optimiser le processus Achats dans son ensemble. Une partie importante de cette démarche implique une plus grande visibilité des schémas existants et la maitrise des processus amont pour améliorer l’efficacité globale. Pour commencer, identifiez tous les opportunités d’optimisation des dépenses, de réduction des risques et d’amélioration de la qualité fournisseurs. Soyez alerté des dates d’expiration des contrats, des demandes des équipes métiers et des événements externes, par exemple des risques potentiels liés à certains de vos fournisseurs existants.
2. Priorisez les différentes étapes
L’étape suivante consiste à déterminer les opportunités qui nécessitent votre attention immédiate et celles qui peuvent au contraire attendre. Documentez toutes vos opportunités et hiérarchisez les projets dans votre pipeline (plan d’actions) en fonction de critères tels que la valeur et le risque, en priorisant ceux qui présentent des enjeux élevés. Assurez-vous d’impliquer votre équipe Achats dans cet exercice…en général, elle sait exactement ce sur quoi elle doit se concentrer en premier lieu. Enfin, réattribuez les priorités si nécessaire.
3. Sécurisez les économies
Nous arrivons maintenant à l’étape cruciale de planification de “l’atterrissage”. Réalisez une estimation fiable des économies à sécuriser pour chacun des projets achats. Veillez à ajuster ces prévisions au fur et à mesure de l’avancement des projets. En plus des avantages qualitatifs, vous vous basez sur des chiffres fiables représentant le résultat des économies prévues sur les contrats que votre équipe s’engage à réaliser dans des délais précis (mois, trimestre, clôture fiscale, etc.). Ces éléments contribuent largement à faire reconnaître la valeur des Achats aux équipes de direction.
4. Collaborez avec vos équipes
La collaboration est l’une des étapes les plus importantes ! La collecte d’informations et leur compilation seront vaines si vous ne communiquez pas clairement vos objectifs, et si vous ne travaillez pas en étroite collaboration avec vos équipes pour les atteindre. La transparence totale apportée par le Pipeline de projet Achats facilitera le pilotage, tout en favorisant plus de réactivité et de collaboration entre les équipes achats. Ce Pipeline permettra également d’anticiper les goulets d’étranglement. Le processus PPM permet une plus grande agilité et vous offre les moyens de mieux répondre aux demandes de vos clients internes.
5. Mesurez les résultats
Vous pouvez désormais démontrer factuellement les résultats obtenus à vos clients internes ou “business partners”, tout en poursuivant votre progression grâce au PPM. Mesurez les progrès au fur et à mesure de l’atteinte de vos objectifs d’économies. Soyez alerté des événements et des goulets d’étranglement éventuels pouvant fragiliser l’efficacité de votre équipe. Adaptez-vous pour optimiser vos processus. Obtenez des résultats quantitatifs et qualitatifs fiables pour démontrer efficacement la contribution Achats. L’action des Achats est enfin visible dans toute l’organisation !
6. Communiquez et partagez la Performance Achats
La dernière étape du pilotage de la Performance Achats consiste à donner de la visibilité sur les résultats obtenus par le service Achats. Vous êtes en mesure de partager des reportings clairs et des tableaux de bord pertinents pour vos clients internes et pour la Finance. Vous gagnez en efficacité et pouvez démontrer en temps réel l’impact des Achats sur la rentabilité de l’entreprise. Cette approche PPM vous permet de structurer vos reportings, et d’illustrer vos progrès dans les domaines suivants:
- Réduction des risques
- Amélioration de la qualité fournisseurs
- Réduction des coûts
La fonction Achats gagne ainsi ses galons et cesse d’être perçue comme un simple cost killer. Les Achats sont considérés comme un véritable partenaire stratégique.
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