Le choix de vos outils Achats n’est pas le seul facteur de réussite d’un projet digital. Dans cet article, découvrez les 7 facteurs clés de succès d’un projet Digital Achat
Levier majeur de transformation, la digitalisation des processus Achats opérée ces dernières années, a sensiblement impacté l’agilité, la collaboration et l’efficacité de la fonction. Faire plus avec moins de ressources, optimiser le temps des équipes, favoriser la fiabilité et l’accessibilité des données, ou encore automatiser certaines tâches, sont autant d’éléments qui ont profondément transformé le métier d’acheteur.
Dématérialisation des approvisionnement, e-sourcing, business intelligence, analyses de la dépenses, gestion des contrats, gestion de la relation fournisseurs, ou encore pilotage de la performance… toutes ces activités peuvent être aujourd’hui couvertes par des solutions digitales.
Et si face à une offre pléthorique du marché (suites complètes, modules spécifiques, applications SaaS), le choix pour tel ou tel dispositif s’avère une étape cruciale, elle n’est en aucun cas le facteur unique de réussite d’un projet.
- “On nous a fait rêver avec de supers fonctionnalités, maintenant que l’outil est en place, on s’aperçoit que ce n’est pas de cela dont nous avons réellement besoin”
- “Nous avions mobilisé une super équipe projet, mais une fois la solution déployée, le souffle est retombé, plus personne ne suit le projet ”
- “Nous avons un super outil, mais sur 200 personnes, seul 20 dans deux Business Unit l’utilisent réellement “
Ce sont malheureusement des situations vécues par un certain nombre d’organisations. Notre expertise en tant qu’éditeur achats et surtout les retours d’expérience de nos clients nous ont permis de recenser au moins 7 facteurs clés pour garantir la réussite d’un projet digital achats.
#1 : Une équipe projet mobilisée
La réussite de votre projet digital achats est – aussi – entre vos mains.
La mise en place d’une solution achats est évidemment le fruit de la collaboration entre l’éditeur et son client. Ainsi il est important de mobiliser du temps et des ressources dédiées en interne. Plus votre équipe projet sera disponible pour participer activement à l’ensemble des ateliers de configuration et aiguiller votre éditeur dans les choix de paramétrage grâce à des problématiques métiers précises, plus votre implémentation sera réussie. La rapidité de déploiement d’une solution dépend en partie du temps que l’équipe projet en interne peut consacrer à l’implémentation de ce nouvel outil chaque semaine. Voici quelques bonnes pratiques relevées chez nos clients concernant la composition d’une équipe projet bien dimensionnée :
- Mixer des expertises métiers et des niveaux de séniorité divers. Le fait d’impliquer des profils et des sensibilités différents vous permettra de coller au plus près de la réalité. Tout nouvel outil est accueilli, utilisé et adopté différemment selon la nature des utilisateurs, leur niveau d’expertise et leurs missions. Nous avons observé que des équipes projets associant des experts achats, des profils techniques, avec des personnes dédiées aux processus internes ou encore des collaborateurs plus jeunes, ou ayant une appétence particulière pour le digital formaient généralement une combinaison gagnante. Chacun pouvant apporter un éclairage utile et complémentaire tout au long du projet.
- Mobiliser la personne qui endossera le rôle d’Administrateur de la solution dès la phase projet. Il est important qu’il puisse s’approprier au plus tôt le sujet et être positionné et perçu comme le référent technique de l’outil.
- Assigner un décideur parmi l’équipe projet. Il sera la personne en capacité d’arbitrer sur le choix d’une configuration plutôt qu’une autre, et ce au regard des processus de l’organisation et des enjeux du projet.
- Embarquer vos parties prenantes clés. Un outil Achats ne servira pas uniquement le seul département Achats. Alors n’hésitez pas à impliquer des contributeurs externes dans l’équipe projet. Il peut s’agir d’un membre du département Finance qui pourra vous nourrir dans la définition du type de reporting attendu ou encore de votre principal client interne pour l’inciter à collaborer dans la solution.
#2 : Un processus achats bien défini synonyme d’un paramétrage réussi
La définition claire du processus achats est essentielle pour la configuration de la solution. Il n’y a pas de miracle, aucun outil ne pourra se substituer à la mise en place d’un processus achats. Au contraire, l’outil est le catalyseur qui permettra de mettre en œuvre de façon efficace le processus achats défini en amont par vos soins.
Deux points clés pour une bonne configuration de votre outil digital achats :
- Des règles de gestion définies et validées en interne avant d’être configurées dans l’outil ; le processus de transformation digitale peut d’ailleurs être une bonne opportunité pour remettre à plat les règles de fonctionnement interne.
- Délimiter votre feuille de route et définir vos principaux objectifs Identifier les problématiques actuelles et lister les solutions que l’outil devra apporter. Notre mission en tant qu’éditeur est d’accompagner nos clients pour configurer la solution afin qu’elle réponde à leurs problématiques opérationnelles.
#3 : Tester la solution à partir de cas d’usage concrets
La phase de test est un moment précieux pour recueillir les premières impressions des utilisateurs. En phase d’implémentation, une fois les ateliers de paramétrages finalisés, l’éditeur met généralement à disposition une première version de l’outil. C’est l’occasion pour vous, client, de tester la solution à partir de cas d’usage concrets. Cette phase de tests est essentielle ; selon vos retours, elle permettra à votre éditeur de mener des actions correctives sur le paramétrage initial afin de livrer une version finale de l’outil correspondant parfaitement à vos attentes.
Nos conseils pour exploiter au mieux cette phase de test :
- Écrire quelques scénarios à l’avance ; en gardant à l’esprit les cas d’usage concrets et nécessaires au bon fonctionnement de l’outil.
- Intégrer vos utilisateurs « champions » identifiés mais également des utilisateurs plus réticents au changement afin de croiser les différents retours.
- Si vous souhaitez que vos clients internes ou parties prenantes deviennent des contributeurs actifs dans l’outil, c’est aussi le bon moment de les impliquer dans le processus de configuration.
#4 : Faites du lancement de la solution achats un véritable événement !
Les projets les plus réussis sont ceux qui marquent les esprits. Une communication régulière des principales phases projet facilitera la compréhension et l’adhésion progressive des équipes concernées. Veillez à communiquer vos objectifs aux parties prenantes, mais également à diffuser un planning prévisionnel du projet et communiquer la date du Go Live en interne. Cela permettra à toutes les parties prenantes de se projeter plus concrètement dans le déploiement de la solution.
Le “Go Live” projet doit devenir un véritable événement ; Le Kick Off est une belle opportunité de communiquer sur l’outil afin de créer une dynamique positive autour du lancement et d’encourager au plus vite son adoption. C’est aussi l’occasion de valoriser le rôle de la fonction Achats au sein de votre organisation. Tous les formats sont envisageables, par exemple, une matinée dédiée à la formation des utilisateurs, suivie d’interventions de l’équipe projet, de la Direction Achats ou encore d’autres sponsors (Finance, Clients internes). N’hésitez pas à terminer par un moment de convivialité – une collation en présence de l’équipe projet, du patron achats, mais aussi de collaborateurs achats, finance, contrôle de gestion. L’essentiel est de créer une dynamique positive autour de ce nouvel outil et in fine de la transformation digitale achats.
#5 : Allez y pas à pas … La digitalisation est une démarche progressive !
L’erreur fréquente est de penser qu’on peut déployer 100% d’une solution achats d’un seul coup. Avoir des ambitions oui, mais avec des objectifs “smart” c’est mieux ! Notre conseil : introduire les nouvelles fonctionnalités à mesure que vos utilisateurs deviennent familiers avec la solution. Concentrez-vous d’abord sur les fonctionnalités essentielles de l’outil, recueillez des retours utilisateurs, assurez-vous qu’elles soient maitrisées et ensuite, déployez la fonctionnalité suivante.
En voulant introduire toutes les fonctionnalités simultanément, vous risquez d’effrayer les utilisateurs et de ralentir l’adoption de l’outil. D’ailleurs nos clients en parlent mieux que nous :
“La digitalisation des Achats est un processus continu. Trouvez un point de départ et allez-y, mettez en oeuvre 80% de ces solutions, faites-les connaître à vos clients, obtenez un retour d’expérience, améliorez et passez à la suivante.” Vlad Craciunescu, Indirect Procurement Controller chez Zalando.
“Mon conseil c’est de se lancer, d’y aller pas à pas en priorisant ses besoins. L’intérêt d’une démarche progressive, c’est de pouvoir tester et par la suite imaginer de nouveaux cas d’usages.” Julie Ramoneda, Digital & Telecom Purchasing Manager at LVMH Group.
#6 : L’adoption utilisateurs : « le nerf de la guerre » !
La résistance au changement c’est dans la nature humaine. Même l’outil le plus intuitif requiert un accompagnement pour optimiser sa prise en main et assurer une adoption pérenne. C’est l’enjeu clé de tout projet digital, qui doit être orchestré dès le départ et piloté dans la durée. Nul besoin de rappeler que l’Administrateur de la Solution joue un rôle déterminant. Au-delà de veiller à l’adhésion du nouvel outil, il doit maintenir un lien quotidien avec les utilisateurs. Chez nos clients, on constate que le taux d’adoption est encore meilleur lorsqu’une véritable démarche d’accompagnement des utilisateurs a été menée au-delà des formations initiales.
Quelques bonnes pratiques relevées chez nos clients :
- Communiquer tout au long du projet : vous avez choisi l’outil pour de bonnes raisons !… Alors n’hésitez pas à communiquer les bénéfices de cette solution pour les utilisateurs.
- Mettre à disposition un guide d’utilisation de l’outil qui reflète les règles spécifiques à votre organisation.
- Mettre en place un processus pour embarquer chaque nouvel utilisateur : message de bienvenue, partage du guide d’utilisation, mise en place de sessions de formation. Ces étapes sont autant de pratiques utiles pour assurer la montée en compétence progressive des utilisateurs dans l’outil.
Vous constatez de nombreuses questions de la part des utilisateurs dans les mois suivants l’implémentation de l’outil? Pas de panique, c’est bon signe ! Il y a de l’intérêt et des attentes de leur part Dans ce cas, vous pouvez organiser une session de questions / réponses et convier l’ensemble des utilisateurs. Notre conseil… n’hésitez pas à vous faire accompagner par votre éditeur tout au long de cette démarche. L’approche “Customer Success Management” c’est aussi fait pour ça!
#7 : Appuyez-vous sur une communauté d’utilisateurs engagée !
Vous n’êtes pas les seuls à débuter dans l’utilisation d’un outil digital achats ; alors n’hésitez pas à vous appuyer sur la communauté d’utilisateurs existante. De nombreux éditeurs sont à l’initiative de communautés ou de clubs utilisateurs. Ces derniers sont généralement axés sur le partage d’expériences et la mise en avant des nouveautés de l’outil. Vous pourrez de fait échanger avec des utilisateurs confrontés à des problématiques similaires aux vôtres !
Ainsi Per Angusta réunit sa communauté clients deux fois par an pour présenter les nouveautés de la solution, et approfondir la connaissance de l’outil au travers des témoignages de ces clients. Le format est aussi une belle opportunité pour partager les retours expériences et bonnes pratiques achats entre pairs
Vous l’avez compris, le succès d’un projet digital achats repose évidemment sur la technologie et l’éditeur qui la porte, mais pas seulement. La dimension humaine est fondamentale ! Il faut une vision, une équipe client engagée, pour piloter et animer le projet, créer la bonne dynamique qui permettra l’adoption pérenne des utilisateurs.
