A l’instar du CRM pour un commercial, l’acheteur s’appuie sur son outil de reporting Achats pour tracer son plan d’action, prioriser, donner de la visibilité sur sa performance. Le reporting Achats constitue la pièce maîtresse, sinon le support indispensable permettant d’apporter cohérence et visibilité aux acheteurs pour mener à bien leurs missions.
Pour autant, les acheteurs ont-ils les bons outils pour réaliser et suivre leur reporting ?
Force est de constater que peu de départements Achats disposent aujourd’hui d’un dispositif permettant aux acheteurs d’élaborer et de partager un reporting fiable et à jour. La majorité des organisations achats déclarent utiliser Sharepoint ou Excel comme principal outil de suivi des activités achats. Or ces outils n’ont été pensés ni pour appréhender le Management de la fonction Achats, ni pour mesurer efficacement la Performance Achats.
Quand reporting Achats rime avec cauchemar !
Face à l’environnement mouvant auquel un acheteur est confronté au quotidien – évolution continue des prix et référentiels, Excel montre des limites pour répondre efficacement aux besoins des équipes achats. Alors que les acheteurs ont la nécessité de suivre rigoureusement leur pipeline et l’évolution de leurs contrats, Excel s’avère inadapté pour assurer un réel suivi des actions Achats.
Paramétrer et tenir à jour des fichiers Excel est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et qui éloigne les acheteurs de leur cœur de métier. On peut se poser la question de l’efficacité d’un service lorsque les acheteurs passent plus de temps sur leur reporting qu’à échanger avec leurs clients internes ou négocier avec leurs fournisseurs.
La cohérence des données : une nécessité !
Excel est un logiciel tableur permettant l’analyse de données chiffrées. S’il est vrai qu’il intègre des fonctions de calcul, de représentation graphique, d’analyse de données, on déplore son manque de robustesse et de fiabilité. Remplie à la main ou injectée dans un ERP, il n’est pas rare qu’une feuille de calcul Excel comporte des formules mal recopiées, voire des erreurs de calcul, notamment lorsqu’elle est partagée et enrichie par de multiples utilisateurs.
D’autre part, la performance Achats ne se résume pas à la seule Performance économique, qui est pourtant celle principalement traduite dans un fichier Excel. Si Excel reste pertinent pour analyser les chiffres, il lui est impossible de tracer les données d’origine et surtout de fournir une lecture objective des actions qui ont été conduites pour arriver aux résultats.
Pouvoir capitaliser sur la mise en place de politiques achats ou d’actions de réduction de coûts efficientes sont autant d’éléments pour accélérer la montée en compétence des équipes et in fine démontrer la performance d’un service achats.
Accès et partage des informations… la quête du graal ?
Le quotidien d’un acheteur est rythmé par une négociation dite « double » : les négociations externes avec ses fournisseurs et les nombreuses discussions avec ses clients internes.
Pour mener à bien leurs négociations, les acheteurs doivent s’appuyer sur des données quantitatives et qualitatives de différentes natures, et notamment :
- Combien de fournisseurs référencés dans une famille ?
- Combien de contrats renouvelés ?
- Comment ces fournisseurs sont évalués ?
- Quelles économies réalisées par rapport à celles annoncées ?
Malheureusement il arrive fréquemment que ces données – éparses – soient détenues par des collaborateurs. Et malheureusement bon nombre d’entre elles ne font l’objet d’aucune consolidation, ni de partage.
Or ce besoin de collecte et de partage des données est crucial pour construire des stratégies Achats et suivre les portefeuilles de projets. Et malheureusement Excel ou Sharepoint ne permettent aucunement de partager l’information en temps réel. Ce déficit d’information, et l’absence de données à jour nuisent non seulement à la transparence que les Achats se doivent d’apporter à la Finance et à leurs clients internes mais à l’efficacité même du département Achats.
En conclusion, malgré leurs avantages ces outils ne sont certainement pas les meilleurs alliés pour gérer efficacement vos activités et équipes Achats. Outre les données non sécurisées, peu fiables, la collaboration interne n’est pas optimale.
Et si vous passiez à un outil qui vous permettrait de sécuriser, de partager, de collaborer et de mesurer votre performance Achats autrement?
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