First Group

Enfin une solution axée performance qui parle aussi bien aux achats qu’à la finance

Groupe privé britannique spécialisé dans le transport public de voyageurs (bus, autocars, trains et tramways), FirstGroup transporte plus de deux milliards de passagers par an. À travers ses cinq divisions (First Rail, First Bus, First Student, First Transit, Greyhound), il réalise un chiffre d’affaires de 6,4 milliards de livres sterling.

Premier opérateur ferroviaire du Royaume-Uni, First Rail achemine plus de 130 millions de passagers à travers ses trois concessions : Great Western (GWR), South Western (SWR) et TransPennine Express (TPE). First Bus exploite une flotte de 6 000 véhicules desservant chaque jour 1,6 million de passagers dans quarante des principales villes du Royaume-Uni.

En Amérique du Nord, First Student est le principal opérateur des célèbres bus scolaires jaunes qui transportent quotidiennement 5 millions d’écoliers et d’étudiants vers 470 sites répartis sur tout le continent.

Avec plus de 1600 véhicules assurant le transport de 16 millions de passagers par an, les autocars Greyhound du groupe desservent quant à eux plus de 4 000 destinations aux États-Unis, Canada et Mexique.

Enfin, First Transit est la plus grande entreprise privée à exploiter, gérer et entretenir une flotte de près de 50 000 véhicules de transport en commun. First Transit est présent dans plus de 130 villes des États-Unis, Canada, ainsi qu’à Porto Rico, en Inde et au Panama, représentant une moyenne de 350 millions de passagers véhiculés par an.

L’ambition de Glen Lovett, directeur achats : « au-delà des économies, faire des achats un véritable levier de création de valeur »

En tant que Directeur des Achats du groupe, Glen est en charge des opérations décentralisées de la fonction. Il anime une équipe 50 acheteurs répartis au Royaume-Uni et aux États-Unis, qui gèrent un volume annuel de dépenses pouvant atteindre 50% du CA total du groupe.

Au Royaume-Uni, chaque entité est dotée d’une équipe Achats. En parallèle, chacune des franchises ferroviaires s’appuie également sur une équipe d’acheteurs en charge des appels d’offres et une équipe d’acheteurs informatique. Aux États-Unis, le groupe dispose d’une organisation Achats centralisée.

Dans un contexte de forte pression sur les coûts, le défi pour Glen portait sur l’identification de nouveaux gisements d’économies, le tout avec des pratiques et des outils très disparates, notamment des fichiers Excel à la fiabilité limitée.

« Le rôle d’un acheteur est de générer un maximum d’économies, mais cela s’avère de plus en plus compliqué lorsqu’il s’agit de jongler entre les contraintes organisationnelles et réglementaires. Pour l’achat de nos batteries par exemple, veiller à ce qu’il n’y ait aucun recours au travail d’enfants dans les mines de cobalt, pour l’achat d’électricité, s’assurer qu’elle provient bien de sources renouvelables, et en parallèle se prémunir des éventuels risques de corruption. Tous ces éléments représentent évidemment une charge supplémentaire dans l’exercice du métier d’acheteur. »

« Comment solliciter facilement les uns et les autres pour identifier les nouvelles sources d’économies ? Comment savoir si nous utilisons le même fournisseur et le cas échéant, comment obtenir de meilleures conditions globales ? »

« Lorsque nous avons essayé de suivre les dépenses, il nous était alors toujours très difficile de mesurer de manière précise les économies. Il y avait toujours ce sentiment que la Finance ne croyait pas aux chiffres avancés, en particulier lorsqu’il s’agissait de projections d’économie sur l’année suivante »

déclare Glen.

Malgré les outils d’e-procurement déjà en place, ses équipes d’acheteurs finissaient par utiliser différents formats de fichiers avec au final un succès limité.

L’écart était évident et le besoin de démontrer la valeur des Achats à la Finance a finalement conduit Glen à rechercher sur le marché un outil d’analyse capable de répondre à ses besoins.

Visibilité sur les dépenses et les économies au quotidien : Per Angusta fait clairement la différence

Au départ à la recherche d’une solution d’analyse des dépenses, Glen découvre Per Angusta dans le cadre d’un Webinar. Il est immédiatement frappé par la démonstration de cette solution de gestion du pipeline et du suivi des équipes. Au-delà du simple suivi des dépenses et des économies, c’est le gage d’une transparence jour après jour.

Avec ses trente ans d’expérience dans les Achats et la Supply Chain tant dans le secteur public que privé, Glen est alors convaincu de la valeur unique de la solution Per Angusta. Pour les processus de P2P, First Group utilisait SAP au Royaume Uni et JD Edwards aux Etats-Unis. Pour bien connaitre les deux outils, Glen savait leur propension à être complexes et très élevés en termes de coûts. Par ailleurs, il leur serait difficile de faire correspondre leurs offres à ce que proposait Per Angusta, car cela ne faisait pas partie du cœur de leur métier.

« Pour le e-sourcing, nous utilisions depuis 10 ans la solution Smartsource de Determine. Elle proposait un module de suivi, mais c’était loin de ce que pouvait offrir Per Angusta. Et en ce qui concerne la contrathèque, c’était le même débat .»

Du fait de son automatisation du pipeline pensé autour de la collaboration et de la gestion d’équipes, la solution Per Angusta offrait selon Glen, un «très bon rapport qualité-prix». Finalement pour une fraction du prix de solutions d’éditeurs plus importants, Per Angusta a démontré toute sa valeur dans sa capacité à couvrir les besoins et les enjeux de la fonction Achats.

La stratégie de Glen consistait à utiliser Per Angusta comme point central et d’y intégrer d’autres systèmes agiles pour obtenir la visibilité sur l’ensemble des activités de sourcing, d’analyse des dépenses, en passant par la contractualisation et la gestion des économies en temps réel.

Néanmoins, il était très important pour Glen que le choix de la Solution de Per Angusta soit partagé avec son Directeur Achats. La démo effectuée par Pierre Laprée, Président Fondateur de Per Angusta, a fini de les convaincre sur la valeur de la solution, par sa simplicité d’utilisation, la transparence et la visibilité qu’elle apporte à la fonction achat.

Et Glen d’ajouter :

« Grâce à l’expérience et au passé de Pierre dans les Achats, j’avais le sentiment d’échanger avec un véritable expert qui parlait le même langage que nous et comprenait nos enjeux métiers quotidiens. Par ailleurs, la solution répondait exactement à nos problématiques opérationnelles. »

Élever le rôle de la fonction achats : la valeur fondamentale pour First Group

Cela fait maintenant plus de 18 mois que Glen et son équipe Achats ont déployé Per Angusta et qu’ils utilisent quotidiennement le module de gestion du Pipeline pour les entités du Royaume Uni et des Etats-Unis.

Ils n’ont eu aucun mal à convaincre en interne de l’intérêt de la solution, et leurs filiales respectives utilisent désormais Per Angusta pour centraliser et gérer au quotidien leurs projets Achats. Aujourd’hui le groupe est en mesure de suivre de manière fine les dépenses et gains générés, d’avoir un management proactif avec la possibilité de comparer les résultats des différentes équipes Achats.

« Cela a contribué à faciliter les échanges entre Finance et Achats avec des conversations de fond portant sur la fixation des objectifs de gains annuels. Pour la première fois, nous pouvons présenter nos rapports mensuels au Comex et leur montrer le suivi entre les objectifs de gains et le prévisionnel. Cela a valorisé l’image des Achats au sein de l’organisation et donné à nos équipes davantage de visibilité et de crédibilité auprès de leur direction ».

« Per Angusta, en tant que vrai professionnel de l’optimisation des achats, nous apporte un système de gestion axé sur la performance. »

Pour le futur, Glen réfléchit à l’intégration de Market Dojo, partenaire privilégié de Per Angusta qui propose une solution d’e-sourcing. Dans une seconde étape il souhaiterait déployer le module Contrats de Per Angusta. Bien que First Group aux États-Unis utilise un autre outil de CLM, il estime que ce dernier ne s’intègre pas au reste du système et propose plus de fonctionnalités que celles dont le groupe a finalement besoin.

En tant que fervent promoteur, Glen souhaiterait que la solution Per Angusta puisse s’intégrer avec d’autres acteurs du même acabit et proposant des solutions spécialisées, afin de répondre aux évolutions constantes de FirstGroup.

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